Asiakkaiden tietosuojaseloste

Yleistä

Tässä asiakirjassa kuvataan henkilötietojen käsittely Abloy Oy:n myynnissä ja asiakashallinnassa.

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvontaviranomaiselle.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Nimi: Abloy Oy
Postiosoite: Wahlforssinkatu 20, 80100 Joensuu
Puhelinvaihde: 020 599 2501
Y-tunnus: 0774324-5
Sähköpostiosoite: tietosuoja@abloy.com

Tämän sähköpostiosoitteen kautta käsitellään vain tietosuojaan liittyviä asioita.

Kaikkiin muihin asioihin, ole hyvä ja tarkista oikeat yhteystiedot osoitteesta www.abloy.fi.

Kenen tietoja käsittely koskee?

Rekisteröityjä ovat Abloy Oy:n asiakkaan edustajat, potentiaalisen asiakkaan edustajat, kuluttaja-asiakkaat ja muut yksityishenkilöt tai Abloyn yhteistyökumppaneiden edustajat.

Asiakas tarkoittaa yritystä, joka ostaa tuotteita joko suoraan Abloylta tai sen jälleenmyyjiltä, sekä tämän yrityksen määrittely- /hankintaprosessiin osallistuvia sidosryhmiä ja yhteistyökumppaneita kuten esimerkiksi arkkitehdit, konsultit ja rakennussuunnittelijat.

Lisätietoja Abloy valtuutettujen lukkoliikkeiden henkilötietojen käsittelystä löydät ABLOY CORE –palvelun tietosuojaselosteesta.

Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ja henkilötietoja käytetään Abloy Oy:n ja asiakkaan välisen sopimussuhteen täyttämiseen liittyvien tehtävien toteuttamiseen ja tilaus-toimitusprosesseihin liittyviin tarkoituksiin sekä myynnin muihin tehtäviin.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että oikeutettuihin etuihin perustuva käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.

Rekisteröidyn henkilötietoryhmät

Tietoryhmän käsittelyn tarkoitus

Käsittelyperuste

Edustajan perustiedot

Sopimuskäsittely ja sopimuksen mukainen yhteydenpito sekä yhteistyön kehittäminen

Asiakasviestintä

Toimitukset

Tarjoukset

Tilaukset- ja logistiikka

Järjestelmäsuunnittelu

Reklamaatiot

Laskutus

Perintätoimet

Asiakaspalvelupyynnöt

Tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hallinta

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu täyttää asiakassopimuksien mukaiset oikeudet ja velvoitteensa

Yksityisasiakkaat

Toimitukset

Tilaukset- ja logistiikka

Laskutus

Reklamaatiot

Perintätoimet

Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimus 

Yhteistyökumppanit

Oviympäristön suunnittelutyökalun käyttöoikeuksien hallinta

Toimeksiantojen suunnittelu-, määrittely- ja myyntiprosessin toteuttaminen

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu täyttää asiakassopimuksien mukaiset oikeudet ja velvoitteensa

Kaikki asiakasryhmät

Asiakaskyselyiden toteuttaminen, suositusten ja mukautettujen palveluiden tarjoaminen

Markkinointiarpajaisten ja muiden arvontojen järjestäminen 

Asiakaskyselyt, suositusten ja mukautettujen palveluiden tarjoaminen: rekisterinpitäjän oikeutettu etu kehittää liiketoimintaansa; rekisteröidyn suostumus osallistua mahdollisiin jatkokeskusteluihin

Arvonnat: rekisteröidyn suostumus arvontaan osallistumiseen; rekisterinpitäjän oikeutettu etu toimittaa arvonnan palkinto

Tiedot suostumuksen antamisesta: lakisääteinen velvoite

 

Rekisterinpitäjä ei suorita automaattista päätöksentekoa eikä profilointia

Mitä tietoja käsitellään?

Henkilötietoryhmä

Tietosisältö

Edustajan perustiedot

Nimi

Titteli

Tehtävä

Sähköpostiosoite

Puhelinnumero

Organisaation nimi ja asiakasnumero

Organisaation sähköposti

Osoite

Maa

Yhteistyökumppanin perustiedot

Nimi

Titteli

Tehtävä

Sähköpostiosoite

Puhelinnumero

Organisaation nimi ja asiakasnumero

Organisaation sähköposti

Osoite

Maa

Yksityisasiakkaan perustiedot

Nimi

Sähköpostiosoite

Puhelinnumero

Osoite

Tuotetiedot

Ostokuittikopio

 

Asiakaskyselyt

Kyselyn populaation määrittämiseksi tarvittavat tiedot, kuten maantieteellinen sijainti, toimiala, työtehtävä.

Sähköpostiosoite kyselyn lähettämiseksi tai puhelinnumero puhelinhaastattelun toteuttamiseksi
Markkinointiarpajaiset ja muut arvonnat

Sähköpostiosoite

Arvonnan voittajan palkinnon toimittamiseksi tarpeelliset yhteystiedot

 

Miten henkilötiedot kerätään?

Rekisteröidystä tallennetaan rekisteröidyn itsensä tai rekisteröidyn työnantajan edustajan antamat tiedot sekä tietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä esim. yrityksen www sivut, yritysrekisterit, luottotietopalvelut tai rakentamiseen liittyvät julkiset tietolähteet.

Yale-tuotteiden kuluttajareklamaatioprosessissa Yale-kuluttajatuen palveluntarjoaja toimittaa Abloylle vikakuvauksen ja tikettinumeron.

Minkälaisille vastaanottajille tietoja luovutetaan?

Vastaanottaja

Luovutuksen tarkoitus

Auditoinnin palveluntarjoaja

Toiminnan ja laatuvaatimusten tarkistamiseksi

Viranomainen

Toiminnan ja laatuvaatimusten tarkistamiseksi

Tilintarkastus

Toiminnan ja laatuvaatimusten tarkistamiseksi

Perinnän palveluntarjoaja

Perinnän hoitaminen

Palveluntarjoajat

Tietojärjestelmien ylläpito ja tukitehtävät

Palveluntarjoaja

Valtuuskorttitiedot luovutetaan kortinvalmistajalle valmistusta varten.

Huolitsijaliike Tuotteiden toimitus
ASSA ABLOY –konserniin kuuluvat yhtiöt IT toiminnot ja palvelut yllä mainittuihin tarkoituksiin liittyen
Palveluntarjoajat Henkilötietojen käsittelijöinä toimiville yrityksille yllä mainittuihin tarkoituksiin liittyen

 

Käsitelläänkö henkilötietoja EU:n ulkopuolella?

Ohjelmistotukeen liittyvissä asioissa tukipyyntöjen sisältämät henkilötiedot ovat käytettävissä ASSA ABLOY EMEA:n ohjelmistotuella Intiassa. Abloy käyttää tietojen siirrossa EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle EU kommission hyväksymiä vakiosopimusehtoja asianmukaisten suojatoimien toteuttamisessa.


 

Mitkä ovat henkilötietojen säilytysajat?

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietoryhmät

Säilytysaika

Edustajan perustiedot

Abloy Oy säilyttää henkilötietoja aktiivisen yhteistyön ajan ja sen jälkeen kuusi vuotta.

Laskutuksen henkilötiedot

Laskutustiedot säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Valtuuskortin henkilötiedot Viimeisen valtuuskortin voimassaolon päättymisestä kolme kalenterivuotta
Kuluttaja- ja yksityishenkilöiden henkilötiedot

Yale-tuotteiden reklamaatioprosessin tietoja säilytetään kuusi vuotta reklamaatioprosessin päättymisestä.

Tiedot yksityisasiakkaiden tekemistä tuotetilauksista säilytetään kuusi vuotta tilausprosessin päättymisestä.
Asiakaskyselyiden tiedot

Koontia sähköpostiosoitteista tai puhelinnumeroista säilytetään niin kauan kuin on tarpeen kyselyn toteuttamiseksi.

Jos rekisteröity on antanut suostumuksensa jatkokeskustelun järjestämiseen Abloyn kanssa, rekisteröidyn antama sähköpostiosoite säilytetään niin kauan kuin on tarpeen jatkokeskustelun järjestämiseksi, kuitenkin korkeintaan 2 vuotta kyselyn päättymisestä. ellei rekisteröity peruuta suostumustaan ennen tätä.

Jos asiakaskyselyn vastaukset voidaan yhdistää yksittäiseen henkilöön, vastaukset säilytetään 2 vuoden ajan kyselyn päättymisestä. Koontitiedot, joita ei voida yhdistää yksittäiseen henkilöön, voidaan säilyttää kauemmin.

Huomaathan, että Abloyn asiakastietokannasta kerätyt sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot säilyvät tämänkin jälkeen Abloyn asiakastietokannassa yllä olevan mukaisesti.

Markkinointiarpajaiset ja muut arvonnat

Rekisteröidyn antamaa sähköpostiosoitetta ja voittajan muita yhteystietoja säilytetään kunnes arvontapalkinto on toimitettu.

Tiedot suostumuksen antamisesta Tieto suostumuksen antamisesta säilytetään 3 vuoden ajan suostumuksen kohteena olevan käsittelyn päättymisestä, ellei tietoja tarvita tämän jälkeen esimerkiksi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.


Edellä mainituista säilytysajoista voidaan poiketa, mikäli se on tarpeen väärinkäytöksen selvittämiseksi tai rekisterinpitäjän oikeudellisen vaatimuksen toteuttamiseksi.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Tietojen oikaiseminen ja poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan.

Rekisteröity voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Rekisteröidyn antama suostumus on aina vapaaehtoinen ja rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

Miten rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan?

Kaikissa henkilötietojesi käsittelyasioissa voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainittuun rekisterinpitäjän yhteysosoitteeseen.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilötietojen käsittely ei ole lainmukaista.

Miten henkilötiedot on suojattu?

Abloy Oy käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Abloy Oy on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti.

Rekisteriaineistot ovat suojattuina lukituissa tiloissa, joihin pääsy on vain valtuutetuilla henkilöillä. Järjestelmiin tallennettuihin henkilötietoihin on käyttöoikeus ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietotekniset ympäristöt ovat suojattu asianmukaisin palomuurein ja teknisin suojauksin.Abloy Oy:n työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Muutamme ja päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Informoimme muutoksista Yale.fi -internetsivuilla osoitteessa https://www.yale.fi/fi/yale/etusivu/haku/tietosuoja/.

Vastaamme tietosuojaan liittyviin kysymyksiin osoitteessa: tietosuoja@abloy.com.

Tietosuojaselosteen päivityspäivämäärä: 15.10.2020

Tietosuojaselosteen päivityspäivämäärä: 18.8.2020

Tietosuojaselosteen laatimispäivämäärä: 21.5.2018